Quantensprung: Von Excel zur SHK-Branchenlösung

Die Geschäftsführer Michael Tollnick und Thomas Theophil nutzten in den ersten zwei Jahren nach der Unternehmensgründung Excel für die Auftragsbearbeitung, doch mit steigender Kundenzahl drohte der Zeitaufwand für die manuell erstellten und verwalteten Datensätze und Dokumente unüberschaubar zu werden. Das wachsende Unternehmen war und ist auf eine komfortable Pflege und Erweiterung der Kundendatensätze angewiesen und muss dabei jederzeit auf branchenübliche Zusatzinformationen wie z. B. Messwerte oder Heizkesseldaten zugreifen können.

Für ca. 700 Wartungskunden müssen die turnusmäßigen Aufträge von der Terminbestätigung bis zur Abrechnungverwaltet werden. Der Spezialist für Versorgungstechnik schreibt pro Jahr außerdem mehr als 1.000 Rechnungen und eine noch größere Zahl an Angeboten. Abgesehen davon ist er darauf angewiesen, eine Vielzahl verschiedener Artikel zu verwalten und diese über ein unkompliziertes Bestellsystem zu ordern.

„Die heutige Firmengröße wäre mit Excel nicht mehr zu bewältigen. Uns war klar, dass Excel nur eine Notlösung ist und wir ein professionelles, datenbankbasiertes Programm benötigen“, berichtet Michael Tollnick. „Bei Celsius hat uns das gute Zusammenspiel der einzelnen Funktionen überzeugt. Beispielsweise nutzen wir intensiv die Webshop-Anbindung über die OCI/IDS-Schnittstelle. Damit können wir uns direkt aus Celsius heraus mit einem Webshop verbinden und unsere Angebote aktualisieren oder Bestellungen durchführen. Bei der Menge an benötigten Artikeln ist dies eine große Erleichterung.“

Begeistert ist er außerdem von der Möglichkeit, viele Arbeitsschritte per Vorlage oder automatisch durchzuführen, so beispielsweise das Ableiten von Dokumenten, die Nutzung von Nummernkreisen und die automatische Vergabe von Dokumentnummern.

Für die Wartungen ist eine effiziente Verwaltung besonders wichtig, da es sich in der Regel um kleinere Aufträge handelt. Dafür nutzt das Unternehmen die Celsius-Wartungsverwaltung, mit der Dokumente verwaltet und beliebige Prüf-Zyklen hinterlegt werden.

Auch die Teilnahme an Ausschreibungen und die Zusammenarbeit mit Wohnungsgesellschaften ist für das Unternehmen kein Problem, da Celsius den standardisierten Datenaustausch über die GAEB-Schnittstelle unterstützt.

Kompetenter Ansprechpartner auf allen Gebieten der modernen Haustechnik.

Michael Tollnick, staatlich geprüfter Heizungs-, Lüftungs-, Klimatechniker, und der Gas- Wasserinstallateur Thomas Theophil lernten sich während ihrer Lehrzeit kennen. 2006 gründeten sie in Peine bei Hannover die Tollnick & Theophil Sanitär-, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik GbR – kurz „TTS Versorgungstechnik“.

Das Unternehmen startete damals erfolgreich als Modernisierungspartner einer großen Wohnungsgesellschaft und betreut inzwischen eine große Anzahl an großen Unternehmen sowie rund 1.600 Privatkunden. Schwerpunktleistungen sind Heizungsmodernisierungen und Wartungen, aber auch Solarthermie-Anlagen oder Wärmepumpen. Darüber hinaus führt die Firma sämtliche Arbeiten rund um Sanitärinstallationen aus – vom neuen Wasserhahn bis zur Badplanung – und vertreibt und betreut Lüftungs- und Klimaanlagen. Heute hat die Firma insgesamt 12 Mitarbeiter, darunter einen Auszubildenden und eine Bürokraft.