Abläufe strukturieren – Aufwand reduzieren

Mit dem Erfolg des Unternehmens wuchs auch der Aufwand für die Büroarbeit. In der Folge stieß die Kalkulation und Verwaltung der Aufträge mit Word und Excel an ihre Kapazitätsgrenzen. „Wir benötigten dringend eine Komplettlösung, die unsere Auftragsbearbeitung strukturiert und vereinfacht“, erläutert Firmenchef Thomas Schinke. Die Auftragsdokumente waren nicht nur kompliziert zu erzeugen, sondern auch schwer zu ordnen und wiederaufzufinden. „Je Projekt schreiben wir außerdem bis zu sieben Abschlagrechnungen. Insgesamt versenden wir zwischen 50 und 60 Rechnungen pro Monat. Unter dem Aspekt der Liquidität müssen wir jederzeit den Überblick behalten.“ Darüber hinaus sollte die aufwändige Kalkulation der Leistungen vereinfacht werden und die Angebote anschließend zeitnah zum Kunden gelangen. Anpassungen an den Aufträgen werden über Nachtragsangebote berechnet. Für die Teilnahmen an Ausschreibungen war zudem eine einfache Verarbeitung von GAEB-Dateien notwendig. Innerhalb dieses Verfahrens gibt die Firma als Hauptauftragnehmer auch Projekt-Teilbereiche an Ausbaugewerke weiter, dies sollte reibungslos möglich sein.

Auf eine Empfehlung hin schaute sich Thomas Schinke 2008 die Software Contura Office an und war direkt überzeugt. „Das Programm ist sehr übersichtlich aufgebaut und leicht anzuwenden. Vieles läuft automatisch, wie beispielsweise die Übernahme der Daten beim Ableiten von Dokumenten. Alle Auftragsdokumente sind in Projekten organisiert und lassen sich leicht auffinden, egal wie groß ihre Anzahl wird“, lobt Thomas Schinke, der die kaufmännischen Arbeiten gemeinsam mit seiner Frau durchführt.

Einen besonders großen Zeit- und Qualitätsvorteil bringt die einfache Angebotserstellung mit Contura: Über vorkalkulierte Leistungsbausteine aus Arbeitsleistung und Material kann das breite Angebotsspektrum des Bau-Unternehmens 1:1 abgebildet werden. Häufig nutzt das Unternehmen zusätzlich die Möglichkeit, Positionen oder ganze Dokumente zu kopieren und anschließend an den aktuellen Auftrag anzupassen. Ausschreibungsdokumente bearbeitet Thomas Schinke per GAEB-Schnittstelle direkt in Contura und kann sie darüber auch an die Nachunternehmer weitergeben. Alle Dokumente lassen sich aus Contura heraus ohne Verzögerung per E-Mail oder Fax an die Kunden versenden. Abschlagrechnungen verwaltet Contura in beliebiger Anzahl ganz nebenbei, indem es sie automatisch nummeriert, dem Projekt zuweist und mit einer Forderung verknüpft.

Fest etabliert seit über 15 Jahren in Görlitz und Umgebung

Thomas Schinke gründete seine Görlitzer Firma 2003 und entwickelte sie vom Einmann-Betrieb zu einem modernen und leistungsfähigen Unternehmen mit zwölf Mitarbeitern.

Zum Leistungs-Portfolio zählen Sanierungen und Umbauarbeiten, Trockenbau und Putz, Maurer- und Fliesenarbeiten sowie der Einbau von Türen und Fenstern. Von handwerklichen Arbeiten im Denkmalschutz bis hin zum Einsatz hochmoderner Nanotechnologie zur Trockenlegung bildet das Unternehmen ein breites Spektrum an Bau-Maßnahmen ab. Partnerunternehmen ergänzen das Angebot um Ausbauarbeiten, beispielsweise im Sanitärbereich. Den größten Anteil der Kunden machen Wohnungsbaugenossenschaften oder Bauträger aus, für die unter anderem Sanierungen größerer Wohnkomplexe durchgeführt werden, aber auch Privataufträge gehören zum Repertoire.

Der zuvorkommende Kundenservice des Teams und die perfekte handwerkliche Ausführung der Aufträge wird von den Kunden einhellig mit Lob honoriert: „pünktlich, freundlich, sauber“. Durch vielfältige Social-Sponsoring-Projekte genießt die Firma zudem ein hohes Ansehen im Raum Görlitz .