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GaLaBau Software Versa – Eisenschmidt Garten u. Landschaftsbau KG

Wachstum mit Struktur


Eisenschmidt Garten u. Landschaftsbau KG


Das Kundenfazit:
„Versa bildet unsere Unternehmens-Prozesse einheitlich und zusammenhängend ab. Die Nutzung der Software bewirkt, dass wir eine bestimmte Struktur und damit sinnvolle Abläufe einhalten. Dies wiederum gewährleistet eine hohe Qualität unserer Arbeit und sichert unsere hohe Kundenzufriedenheit.“

Tobias Eisenschmidt,
Eisenschmidt Garten u. Landschaftsbau KG

Garten- und Landschaftsbau Tobias Eisenschmidt


Der Garten- und Landschaftsbau-Betrieb Eisenschmidt installierte mit Versa Office ein passgenaues System für alle kaufmännischen Abläufe, inklusive einer transparenten und gewinnbringenden Kalkulationsstruktur.

Hintergrund
Garten- und Landschaftsbauer Tobias Eisenschmidt startete im Jahr 2007 in Rosengarten bei Hamburg erfolgreich in die Selbstständigkeit. 2013 stieg sein Cousin Jan Eisenschmidt, selbst gelernter Kaufmann, mit in das Unternehmen ein und sie gründeten gemeinsam die Eisenschmidt Garten- und Landschaftsbau KG. Um die Firma langfristig zukunftsfähig zu machen, investierten die Inhaber in die Maschinen und erneuerten den Fuhrpark komplett. Diese Modernisierung ermöglichte ihnen, mit einem breiten Leistungsspektrum auf den Markt zu gehen, welches dem wachsenden Betrieb in den Folgejahren einen deutlichen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz bescherte. Ein Spezialgebiet des Unternehmens sind Baumarbeiten, die sowohl für Privatkunden als auch für die Kommune Rosengarten und angrenzende Gemeinden ausgeführt werden. Tobias Eisenschmidt ist zudem als geprüfter Baumkontrolleur tätig. Weitere Leistungsschwerpunkte sind Gartenpflegearbeiten und Gartengestaltungen sowie Pflasterarbeiten wie Wege, Terrassen, Einfahrten und Grillecken oder auch die Installation von Bewässerungslösungen. Inzwischen hat das Unternehmen sechs Mitarbeiter, darunter einen Spezialisten für Seilklettertechnik.

Die Herausforderungen
Die Inhaber Jan und Tobias Eisenschmidt wollten die Weiterentwicklung der Firma von Beginn an durch eine Strukturierung der kaufmännischen Abläufe untermauern. „Wir sind bekannt für unsere freundlichen Mitarbeiter, unsere hochwertigen Leistungen und eine unerschöpfliche Kreativität, mit der wir für alle Probleme eine Lösung finden. Um diesen guten Service bieten zu können, muss die Büroarbeit so effizient wie möglich ablaufen“, beschreibt Jan Eisenschmidt die Situation. Für den Betrieb war zudem eine detaillierte und nachvollziehbare Kalkulation elementar, denn allein für die Gemeinde Rosengarten betreut die Firma ca. 12.000 Bäume. Auch der wachsende Kundenstamm von ca. 1000 Datensätzen sollte übersichtlich zu verwalten sein und gleichzeitig Raum für zusätzliche Kundeninfos bieten. Das Aufmaß wird als Basis für die Abrechnung erst nach Abschluss der Arbeiten angefertigt. Je nach Auftrag berechnet der Betrieb zudem Abschläge, entweder pauschal mit 30 Prozent der Auftragssumme oder auch gestaffelt nach fertiggestellten Teilabschnitten.

Die Lösung
„Versa hat uns sofort überzeugt, da es in sich geschlossen funktioniert und auf unsere Branche zugeschnitten ist. Dies sorgt für Qualität, da innerhalb der vorgegebenen Programmstruktur nichts vergessen werden kann“, versichert Jan Eisenschmidt. „Zum Beispiel werden beim Ableiten alle Daten automatisch ins Folgedokument übernommen. Wir erzeugen aus dem Angebot die Auftragsbestätigung und schließlich die Abschlagsrechnung bzw. Rechnung. Die Dokumente lassen sich jederzeit bearbeiten.“ Auf Basis des Aufmaßes werden in der Rechnung die tatsächlichen bearbeiteten bzw. benötigten Mengen aufgeführt. Geschriebene Rechnungen gelangen automatisch in das Forderungsmanagement, was bei ca. 100 Rechnungen pro Monat eine große Zeitersparnis bedeutet. Missverständnisse mit dem Kunden vor Ort werden durch Arbeitsanweisungen vermieden. Sie geben den Mitarbeitern genau vor, welche Arbeiten beauftragt wurden. Über praktische Notizen im Kundenstamm stehen den Mitarbeitern zudem nützliche Informationen zur Verfügung wie beispielsweise: ‚Bitte den Hintereingang benutzen‘. Eine weitere wichtige Basis für den Unternehmenserfolg ist die Nutzung der Kalkulationsbausteine. Sie erleichtern dem Unternehmen die Angebotserstellung und -kalkulation enorm. Die Inhaber legten einmalig ca. 300 bis 400 individuell auf ihr Unternehmen zugeschnittene Komplettkalkulationen aus Arbeitsleistung und Material an – in der Regel, indem sie einfach die in Versa mitgelieferten Vorlagen anpassten. Diese fertig kalkulierten Bausteine fügen sie beliebig oft in Angebote ein. Als zusätzlichen Nutzen, brachte ihnen das Verfahren ein Gefühl für die eigene Preisstruktur. Diese überprüfen sie immer wieder auf ihre Tragfähigkeit hin und passen die Kalkulationsbausteine gegebenenfalls an.

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