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Software Vito Office – H. Börger & Co. GmbH

Flexible Softwarebasis für individuelle Kundenlösungen


H. Börger & Co. GmbH


Das Kundenfazit:
„Wir sind sehr zufrieden mit Vito. Andere Systeme sind zum einen deutlich teurer und zum anderen überdimensioniert und zu komplex für unseren Arbeitsalltag. Vito ist schlank und flexibel und deckt genau den Bereich ab, der für unser Unternehmen nötig ist.“

Ulf Kleineidam,
H. Börger & Co. GmbH

H. Börger & Co. GmbH


Die H. Börger & Co. GmbH liefert ihren Kunden Beschichtungen, Systemkomponenten und Anlagen auf höchstem Qualitätsniveau. Dies erfordert neben technischem und handwerklichem Know-how eine genaue Planung und effiziente Abwicklung der Projekte. Höchstes Niveau im kaufmännischen Bereich erzielt das Unternehmen mit Vito Office.

Hintergrund
Die H. Börger & Co. GmbH in Elmshorn ist ein international tätiges Unternehmen, das sich auf individuelle Lösungen für die Pulverbeschichtung von Oberflächen spezialisiert hat. 2006 übernahm Dipl.-Kaufmann Ulf Kleineidam die Geschäftsführung, sein Bruder Andreas Kleineidam leitet die Konstruktion. In den 50er Jahren stellte das Unternehmen Schwerölbrenner für Kraftwerke her, nach Übernahme durch die Familie Kleineidam wechselte man 1984 in den Bereich der Herstellung von Öfen und Trocknern für den Bereich der Pulverbeschichtung. Heute ist das Unternehmen vorrangig in der Entwicklung innovativer Beschichtungsmethoden und -komponenten aktiv sowie in der Konstruktion und Optimierung von Komplettanlangen. Einen wichtigen Teil des Leistungsspektrums macht die Lohnbeschichtung aus. Aktuell verfügt die GmbH über zwei Anlagen in denen sowohl Kleinstteile als auch Teile von bis zu 1 Tonne und 10 Metern Länge beschichtet werden können. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 26 Mitarbeiter, davon drei Bürokräfte, drei Mitarbeiter in der Konstruktion, sechs in der Montage und 14 im Bereich Pulverbeschichtung.

Die Herausforderungen
Der Kundenstamm der Börger GmbH umfasst ca. 100 Kunden im Anlagenbau sowie ca. 600 Beschichtungskunden. Die Aufträge sind oft speziell und erfordern individuelle Lösungen. „Unsere unterschiedlichen Projektarten sowie der Handelsbereich müssen sich mit einer Software abbilden lassen. Besonders wichtig ist uns eine umfassende Projektverwaltung und eine übersichtliche Projektplanung, in der sich auch die einzelnen Projektphasen abbilden lassen“, erläutert Geschäftsführer Ulf Kleineidam. Alle Auftrags- und Einkaufsdokumente müssen einfach und zeitsparend zu erstellen sein, für die zahlreichen internationalen Kunden selbstverständlich auch in englischer Sprache. Der Artikelstamm des Unternehmens umfasst mehrere 1000 Artikel, deren Preise über Excel-Listen der Lieferanten regelmäßig aktualisiert werden. Häufig genutzte Verschleißteile führt das Unternehmen im eigenen Lager. Um sie für die Auftragsabwicklung jederzeit verfügbar zu halten, benötigt das Unternehmen einen schnellen und aktuellen Überblick über die Artikelbestände ohne diese manuell zu zählen. Der hohe Aufwand für die Erfassung und Weiterverarbeitung von Arbeitszeiten in Produktion und Montage soll ebenfalls durch eine digitale Lösung minimiert werden. Hier ist die Einbettung in ein Gesamtsystem besonders wichtig, das die Zeiten in Echtzeit für das Projektcontrolling verfügbar macht.

Die Lösung
Da die Altsoftware wichtige Funktionen wie Mehrsprachigkeit und projektbezogenes Arbeiten nicht unterstützte, entschied sich die Geschäftsführung 2013 für Vito Office. „Vito bringt alle Funktionen mit, die wir für unsere Unternehmensprozesse benötigen: Vom Angebot und Einkauf über die Projektplanung bis zur Rechnungsstellung. Das Programm hat uns durch seinen klaren Aufbau und die intuitive Bedienung überzeugt. Es war leicht zu erlernen, ohne dass wir uns in ein völlig eigenes System einarbeiten mussten“, begründet der Geschäftsführer die Entscheidung. Die Auftragsformulare für die Bereiche Handwerk, Handel und Einkauf sowie alle Beschreibungstexte für Artikel und Leistungsbausteine lassen sich in Vito individuell und mehrsprachig anlegen. Über die Projektverwaltung organisieren Ulf Kleineidam und seine Mitarbeiter alle Auftragsdokumente und Informationen und hinterlegen dort außerdem externe Dokumente zum Projekt. Im Vito-Planungskalender erfolgt die detaillierte Zuordnung der Mitarbeiter und Planung aller notwendigen Projektphasen mit der jeweiligen Terminvorgabe und den kalkulierten Zeiten im Detail. Dies ermöglicht einen optimalen Einsatz von Mitarbeitern und Maschinen und damit eine Verkürzung der Durchlaufzeiten und eine besonders effiziente Projektabwicklung. Digital erfasste Arbeitszeiten werden automatisch nach Vito übertragen und aktualisieren dort den Projektfortschritt. „Für die stationäre Zeiterfassung in der Halle nutzen wir zwei Stempeluhren“, erläutert Ulf Kleineidam. „Für die Zukunft planen wir darüber hinaus für unser Montageteam den Einsatz von mobilen Barcodescannern.“ Über die integrierte Fehlzeitenverwaltung garantiert Vito, dass nur die Mitarbeiter verplant werden, die tatsächlich anwesend sind. Per Excel-Schnittstelle können Artikelpreise regelmäßig aktuell gehalten werden. Über jeweiligen Artikelbestand gibt die in Vito integrierte Lagerverwaltung Auskunft. Sie unterstützt auch die Verwaltung der branchenüblichen Serien- und Chargennummern und erleichtert durch automatische Bestellvorschläge den Einkauf.

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