Zum Tagesgeschäft gehört, die vielfältigen Einsätze der 14 Mitarbeiter zu planen und zu koordinieren. „Dabei ist es für uns besonders wichtig, Leerlaufzeiten zu minimieren und gleichzeitig Terminüberschneidungen zu vermeiden“, erläutert Sven Drath. „Im Falle von Krankheit oder einem dringenden Auftrag müssen wir schnell und flexibel umplanen, um alle laufenden Aufträge trotzdem termingerecht ausführen zu können.“ Hier ist ein Planungstool gefragt, das nicht nur übersichtlich und einfach zu bedienen ist, sondern mit dem sich auch kurzfristige Planänderungen ohne Aufwand umsetzen lassen.

Für die Rechnungstellung, Lohnabrechnung sowie für zeitnahe Auswertungen und Nachkalkulationen benötigt das Unternehmen mit Sitz in der niedersächsischen "Drei-Flüsse-Stadt" zudem eine mobile Zeiterfassung, die eine sofortige Übersicht über alle erledigten Arbeiten erlaubt.

Überblick und Zeitersparnis sind auch bei der Auftragsbearbeitung gefragt: Datenverwaltung, Angebotskalkulation und Dokumenterstellung müssen reibungslos und unkompliziert ineinandergreifen. Ziel ist es, über eine gemeinsame Datenbasis Prozesse zu optimieren, um jederzeit perfekten Kundenservice bieten zu können. Die Integration von Planung, Zeiterfassung und Auftragsbearbeitung in einer einzigen Software-Lösung ist dafür unverzichtbar.

2012 entschieden sich Sven Drath und Ariane Becker für das Zeitmanagement- und Planungstool Avantim, kombiniert mit der kaufmännischen Branchenlösung Versa. „Die Möglichkeit, in dieser Kombination sowohl die Planung als auch die Auftragsbearbeitung abzudecken und darüber hinaus die Arbeitszeiten mit Projekten, Tätigkeiten und Material abzugleichen, hat uns sofort überzeugt,“ begründet Sven Drath die Entscheidung.

„Alle Mitarbeiter empfangen ihre Aufträge und erfassen ihre Zeiten mit der App Mobilrapport. Unsere Abläufe sind digital und daher zeitsparend und fehlerfrei", sagt Sven Drath.

Versa wird für sämtliche Prozesse im Büro genutzt: Zeitsparende Angebotskalkulation mit Bausteinen, übersichtliche Projekt- und Datenverwaltung sowie komfortables Erzeugen und Verwalten aller Dokumente in einer Softwareumgebung. Ohne Programmwechsel plant und organisiert Sven Drath im integrierten Avantim-Langzeitplaner die größeren Projekte, im Kurzzeitplaner die Kleinaufträge und im Urlaubsplaner die Fehlzeiten. Aus den abgeschlossenen Aufträgen erzeugt er direkt die entsprechenden Rechnungen.

„Planung und Verwaltung greifen mit der Sander & Doll-Lösung reibungslos ineinander,“ freut sich Sven Drath. „In Notfällen können wir blitzschnell reagieren, da ich im Kalender direkt sehe, wer gerade frei ist und per GPS auch, wer unmittelbar in der Nähe ist.“

Kompetente WEG-Hausverwaltung und Objektbetreuung

Die H&G Hausverwaltung & Gebäudemanagement Ariane Becker & Sven Drath GbR in Hann. Münden ist auf die Rundum-Betreuung von Gebäuden spezialisiert. In kundengerechter Kombination deckt das Unternehmen sowohl den Bereich Hausverwaltung als auch ein umfassendes Repertoire an Erhaltungs-, Renovierungs- und Ausbauleistungen ab: Dazu zählen Gartenbau und Winterdienst sowie Trockenbau, Maler-, Fliesen- und Metallarbeiten.

Das Unternehmen wurde 1999 von Ariane Becker und Sven Drath zunächst als Hausverwaltung gegründet und in den Folgejahren um Objektpflege und Handwerkerleistungen erweitert. Aktuell beschäftigt die Firma 14 Mitarbeiter im Bereich Ausführung und 5 Mitarbeiter im Büro. Der Bereich Gebäudereinigung wird über die eigenständige Schwesterfirma H&G Hygiene bedient, dort arbeiten derzeit 6 Mitarbeiter. Die Kunden schätzen die Vielzahl an Leistungen aus einer Hand, den ausgezeichneten Service des Unternehmens sowie die schnelle Reaktion in Notfällen - auch ermöglicht durch den Einsatz effizienter Sander & Doll Software.