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Zeitmanagement-Software – Werkzeug erfolgreicher Handwerksbetriebe

Avantim ist eine Termin- und Projektplanungssoftware, die den speziellen Anforderungen von Handwerkern gerecht wird. Ob langfristige Projekte oder kurzfristige Kundendienstaufträge – auf jeder Planungsebene arbeiten Sie mit Avantim effizient und behalten die Übersicht.

Avantim bietet Ihnen eine sekundenschnelle Übersicht auf Ihre Projekte, Kapazitäten und Baufortschritte. Die intuitive Bedienung – angelehnt an Microsoft Office – erschließt sich sofort. Zusätzlich können Sie das Design Ihren Wünschen anpassen; Farben ändern oder Monitorbereiche einzeln skalieren. Und das Beste: Mit Maus oder Tastatur verschieben Sie Termine, Projekte und Ressourcen, ohne die Darstellung zu verlassen. Alle Bereiche werden in Echtzeit synchronisiert.

Vorteile für Handwerksbetriebe

  • Intuitive Bedienung durch modernste grafische Darstellung
  • Alle Informationen auf einen Blick
  • Planspiele mit umfassender Rückgängig-Funktion
  • Sofortzugriff auf Projektdaten, Mitarbeiterdaten oder Urlaubspläne über Doppelklick und Kontextmenüs
  • Ewiger Kalender mit Feiertagen für alle Bundesländer/Kantone
  • Einfache Anbindung von Auftragsbearbeitungsprogrammen oder Integration mit Sander & Doll-Branchensoftware

Avantim: Top Features im Überblick

Projektplanung

Auch im Handwerk beginnt jede Projektplanung beginnt mit dem Wort „Wann“. Deshalb liegt Avantim ein Kalender zugrunde. Dort erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre gesamte Projektplanung: Die einzelnen Baustellen werden als verschiedenfarbige Balken angezeigt, ein dunkel gefärbter Innenbereich des Projektbalkens kennzeichnet den Baufortschritt.

Sander & Doll Projektplanung

Wie Ihre Projektplanung im Kalender dargestellt wird, bestimmen Sie selbst: wie viele Tage oder Wochen nebeneinander eingeblendet werden sollen ebenso wie die Anzahl der Projekte übereinander. Natürlich können Sie auch – wie in einem richtigen Kalender – durch die Seiten blättern, tage-, wochen- oder monatsweise. Und, der Projektkalender berücksichtigt alle Feiertage (auch die regionalen).

Auch wichtig für eine übersichtliche Projektplanung im Handwerk: Die verschiedenen Projekte werden von Avantim automatisch farblich unterschieden. Diese Farbcodierung können Sie ruck, zuck Ihren Wünschen anpassen – zum Beispiel, um zusammengehörende Baustellen farblich zu gruppieren.

Im Projektbalken zeigt Ihnen anteilig zur Gesamtlänge eine dunkel gefärbte Seele den Erfüllungsgrad an: wahlweise den Projektfortschritt (Fertigstellungsgrad) oder den Status Ihrer Planung (welcher Projektanteil bereits Mitarbeitern zugewiesen wurde). Dazu greift Avantim auf die Mitarbeiterplanung und die Betriebsauslastung zurück. Deren aktuellen Werte sind mit der Projektplanung verknüpft und eröffnen Ihnen eine erstklassige Beurteilung, wo Sie sich – bei jedem Einzelnen Ihrer Projekte – gerade befinden. Denn Avantim errechnet permanent im Hintergrund, was kalkuliert, verplant und bereits geleistet wurde.

Wie Sie Projekte maßgenau zuschneiden:
  • Grafischer Planungskalender mit Schnellübersicht Projektstatus (Planungsgrad, Fertigstellungsgrad)

  • Verwaltung Individueller Planungskalender (z. B. nach Teams oder Projekten)

  • Gruppierung zusammenhängender Projekte

  • Einfache Anpassung an unvorhersehbare Ereignisse (z. B. Krankheit, Schlechtwetter)

Projektverwaltung

Die Projektverwaltung bietet eine große Detailtiefe – aber nur, wenn Sie es wollen. Name sowie grober Start- und Endtermin reichen zur Erfassung schon aus. Externe Termine (z. B. vom Architekten vorgegeben) können Sie ergänzen; Avantim warnt Sie mit einem kleinen Kreuz vor solchen Deadlines. Projektphasen und -pausen (z. B. Trocknungszeiten) lassen sich verwalten und ermöglichen eine realistische Abbildung voneinander abhängiger Prozesse.

Sander & Doll Projektverwaltung

Auch projektbezogene Daten können Sie bequem hinterlegen. Dazu gehören Notizen, die Avantim für Sie archiviert, Wiedervorlagen, an die Sie erinnert werden wollen, oder externe Dokumente – Fotos, Pläne, Absprachen etc. So sichern Sie sich eine lückenlose Dokumentation und Projekthistorie – falls mal irgendwas sein sollte. All diese Details verwalten Sie in der Projektmaske, nur einen einzigen Klick von Ihrem Projektdiagramm entfernt.

Was Ihre Projektverwaltung so unkompliziert macht:
  • Verwaltung von Projektphasen und Fertigstellungsterminen

  • Anlage von Phasenfavoriten

  • Berücksichtigung von Ruhephasen

  • Wiedervorlage

  • Projekthistorie mit Hinterlegung von Bildern, Excel-Dateien usw.

Mitarbeiterplanung

Effiziente Personalplanung ist die Grundlage für ein gutes Projektmanagement. Da in der Praxis aber nicht nur Mitarbeiter, sondern auch der Maschinenpark oder Subunternehmer geplant werden müssen, führt die Software Avantim alle benötigten Ressourcen in einem gemeinsamen Diagramm zusammen. Von hier aus lassen sie sich den Baustellen im darüber liegenden Projektkalender zuordnen. Das geht – nicht nur für die Personalplanung, sondern natürlich auch für alle anderen Ressourcen – mit der Software wunderbar einfach per »Drag & Drop«.

Sander & Doll Mitarbeiterplanung

Die Software Avantim berücksichtigt bei Ihrer Einsatzplanung automatisch alle Parameter, die Sie Ihrer Ressource einmal zugeordnet haben. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Samstagsarbeit, sogar Teilzeitkräfte werden erkannt, ebenso welche der (komplett integrierten) Feiertage in Ihrer Region arbeitsfrei sind. Apropos Feiern: Auch Krankheitstage und Urlaubszeiten müssen bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden. Diese verwalten Sie in der Software perfekt über die Fehlzeitenverwaltung, nur einen Klick entfernt. Dort finden Sie einen leistungsfähigen Urlaubsplaner mit allen Details jedes einzelnen Mitarbeiters.

Weil die Einsatzplanung der Ressourcen so flexibel konzipiert ist, lassen sich damit auch Maschinen punktgenau disponieren. Leihgeräte beispielsweise, Wartungstermine oder Maschinenbeteiligungen (wenn Sie sich z.B. eine Anlage mit einem Partnerunternehmen teilen) – wann welches Gerät verfügbar ist, haben Sie mit der Software Avantim immer im Auge.

So wird die Mitarbeiterplanung zum Kinderspiel:
  • Freie Definition von bis zu 3 zusätzlichen Ressourcenarten (z. B. Maschinen, Subunternehmer)

  • Übersicht über verfügbare Rest-Ressourcen pro Tag

  • Unterstützung betrieblicher und mitarbeiterindividueller Arbeitszeitmodelle

  • Leistungsfähige Fehlzeitenverwaltung mit definierbaren Fehlzeiten und Urlaubskonten

  • Betrieblicher Urlaubsplaner

  • Integrierte GPS-Ortung und -Auswertung

Betriebsauslastung

Ein weiteres wichtiges Element der Projektplanung mit der Software Avantim ist die Kapazitätsplanung. Ein Auslastungsdiagramm informiert Sie über den Stand der Kapazitäten und Leistungen Ihres Betriebes.
Software Kapazitätsplanung

Für die Kapazitätsplanung sind 3 Werte relevant, die die Software grafisch aufbereitet. Eine rote Trendlinie informiert Sie zudem über den weiteren Verlauf der Auslastung.

Betriebsauslastung

1. Kapazitäten: Die Software Avantim errechnet für jeden Kalendertag die Summe verfügbarer Arbeitsstunden. Dies ist die Basis der Kapazitätsplanung. Krankmeldungen werden abgezogen, Urlaubstage oder Feiertage, und natürlich beachtet die Software die verschiedenen Arbeitszeitmodelle der jeweiligen Mitarbeiter. Diese Kapazitäten werden summiert, grafisch dargestellt und zeigen die Leistungsfähigkeit Ihres Betriebes pro Tag.

2. Planung: Transparent über den Kapazitäten liegen die Planzeiten, also die Stunden, die Sie bereits Projekten zugeordnet haben. Im Falle einer ausgewogenen Kapazitätsplanung decken sich beide Diagramme. Die Farben veranschaulichen Ihnen frühzeitig, wo die Schnittmengen fehlen. Entweder sind Kapazitäten frei und Mitarbeiter haben nichts zu tun, oder sie werden überschritten und Überstunden drohen. Das alles zeigt Ihnen die Software im Voraus, Sie können eingreifen und Ihre Anpassungen sofort überprüfen.

3. Zeiterfassung: Zuletzt fließen die tatsächlichen Arbeitszeiten in die Kapazitätsplanung ein. Ob klassisch, per Stundenzettel, oder elektronisch erfasst: Die Ist-Zeiten der Mitarbeiter werden automatisch im Diagramm der Kapazitätsplanung dargestellt. So haben Sie nicht nur einen aktuellen Vergleich, ob Ihre Planung eingehalten wird, Sie erfahren auch genau, wie realistisch ein Projekt geplant war.

Wie Sie die Betriebsauslastung erkennen und planen:
  • Jederzeit Anzeige der verplanten und der verfügbaren Tageskapazität

  • Effizienz-Analyse durch grafischen Vergleich von Kapazität, Soll-Zeiten und Ist-Zeiten

  • Schnellerkennung von Leerlauf oder Kapazitätsengpässen

  • Anzeige der aktuellen und künftigen Betriebsauslastung

Kundendienstplanung

Projektplanung, schön und gut. Aber der Alltag im Handwerk besteht nicht nur aus langfristigen Bauvorhaben. Was ist mit der kurzfristigen Terminplanung zwischendurch? Den Reparaturen, den Wartungsarbeiten, den Können-Sie-mal-eben-jemanden-vorbeischicken-Jobs? Um auch das schnelle Tagesgeschäft eines Handwerkers im Griff zu behalten, schalten Sie in der Software einfach um: Ein Klick auf den Terminplaner, und die Software zeigt Ihnen die Arbeitsaufträge in der Detailansicht. Im Terminplaner planen Sie stundengenau.

Avantim verwaltet nicht nur Ihre Zeiten und Termine, die Software »plant mit« und macht Ihnen Vorschläge. Ihr Kunde hat einen Wunschtermin? Die Software Avantim findet Mitarbeiter, die zu dem Zeitpunkt verfügbar sind. Leerlaufzeiten? Avantim sucht nach wiederkehrenden Wartungsarbeiten, die fällig sind und erledigt werden können. So wird aus Zeit Geld.

Kundendienstplanung

Wenn das Telefon klingelt und ein Kunde schnell Hilfe benötigt, organisieren Sie die Abwicklung im gleichen Moment: Kunde auswählen, Arbeitsauftrag eingeben, schon steht der Job im oberen Teil des Avantim-Monteurplaners, quasi die aktuelle To-do-Liste. Die jeweils eingeteilten Mitarbeiter finden Sie im unteren Bildschirm gelistet und sehen auf einen Blick, wer wann für Ihren Anrufer Zeit hat. Dabei unterscheidet Avantim, welcher Kollege fest verplant ist und wer sein aktuelles Projekt unterbrechen könnte. So stimmen Sie noch am Telefon den Termin mit Ihrem Kunden ab, ganz ohne zeitraubende Rücksprachen. Gewünschtes Zeitfenster des Mitarbeiters markieren, per »Drag & Drop« auf den soeben erfassten Auftrag verschieben, fertig!

Wie sie Ihre Tagesplanung in Form bringen:
  • Grafische Kundendienst-Terminplanung auf Stundenebene

  • Erzeugung von Arbeitsaufträgen („Stundenzettel“)

  • Assistenten zur Erzeugung von Terminvorschlägen für wiederkehrende Arbeitsaufträge (z. B. Wartung)

  • Automatische Rechnungsvorschläge

  • Mobile Erfassung von Materialverbrauch und Arbeitszeit (Mobilrapport)

  • Verwaltung von Wunschterminen

  • Status der Planung und Abrechnung von Service und Wartung

Zeiterfassung

Nichts gegen Stundenzettel. Avantim kommt damit klar. Sehr gut sogar, denn das Programm bietet komfortable Möglichkeiten zur manuellen Arbeitszeiterfassung, zu Plausibilitätsprüfungen und zur einfachen Zuordnungen von Mitarbeitern, Tätigkeiten und Projekten.

Aber weil wir nun mal Effizienzjäger sind, können Sie mit Avantim Arbeitszeiten natürlich auch mobil erfassen: Per Handy, Smartphone, Tablet, Timeboy oder in Kombination.

Die Zeiterfassung erfolgt digital auf der Baustelle, die Übertragung automatisch auf den PC. Übertragungsfehler: null. Schon im selben Moment, wo Ihr Mitarbeiter auf Baustelle den Knopf für die Zeiterfassung bedient, stehen die aktualisierten Arbeitszeiten für Ihren Projektkalender zur Verfügung – ein simpler Internetzugang reicht aus. Für die mobile Zeiterfassung per Handy kommt dabei ein Datenprotokoll zum Einsatz, dessen Dienst nur wenige Cent kostet und so Wirtschaftlichkeit garantiert.

Sander & Doll Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erfolgt digital auf der Baustelle, die Übertragung automatisch auf den PC. Übertragungsfehler: null. Schon im selben Moment, wo Ihr Mitarbeiter auf Baustelle den Knopf für die Zeiterfassung bedient, stehen die aktualisierten Arbeitszeiten für Ihren Projektkalender zur Verfügung – ein simpler Internetzugang reicht aus. Für die mobile Zeiterfassung per Handy kommt dabei ein Datenprotokoll zum Einsatz, dessen Dienst nur wenige Cent kostet und so Wirtschaftlichkeit garantiert.

Alle eingehenden Zeitbuchungen verknüpft Avantim automatisch mit Ihren hinterlegten Daten. Es aktualisiert minutengenau den Fertigstellungsgrad im Projektfortschritt, erkennt Überstunden und berücksichtigt tätigkeitsbezogene Zuschläge. Zusammen mit den individuellen Lohnvereinbarungen sind Sie damit auch kalkulatorisch immer auf dem neuesten Stand. Wenn Ihr Betrieb bereits eine Branchenlösung aus unserem Hause verwendet, sorgt eine nahtlose Integration dafür, dass Ihre Auftragsabwicklung im Hintergrund aktualisiert wird. Ansonsten bieten vielfältige Export- und Übergabemöglichkeiten eine einfache Anbindung an Ihre Lohnbuchhaltung oder Nachkalkulation.

Alle eingehenden Zeitbuchungen verknüpft Avantim automatisch mit Ihren hinterlegten Daten. Es aktualisiert minutengenau den Fertigstellungsgrad im Projektfortschritt, erkennt Überstunden und berücksichtigt tätigkeitsbezogene Zuschläge. Zusammen mit den individuellen Lohnvereinbarungen sind Sie damit auch kalkulatorisch immer auf dem neuesten Stand. Wenn Ihr Betrieb bereits eine Branchenlösung aus unserem Hause verwendet, sorgt eine nahtlose Integration dafür, dass Ihre Auftragsabwicklung im Hintergrund aktualisiert wird. Ansonsten bieten vielfältige Export- und Übergabemöglichkeiten eine einfache Anbindung an Ihre Lohnbuchhaltung oder Nachkalkulation.

Wie Sie die Zettelwirtschaft beenden:
  • Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle (Sofort-Buchung) oder über stationäre Terminals (tägliche Buchung)

  • Auftragsbezogenen Zeitbuchungen

  • Verwaltung von Lohnvereinbarungen

  • Schnellerfassung für Stundenzettel

GPS-Ortung

Als Chef müssen Sie wissen, welcher Mitarbeiter auf welchem Posten ist. Das gilt für Büro und Werkstatt genauso wie für den mobilen Einsatz. Deshalb stellt Ihnen Avantim eine besonders anwenderfreundliche GPS-Ortung zur Verfügung.

Per Smartphone ermittelte Standortdaten werden in Echtzeit nach Avantim übertragen und dort auf einer Straßenkarte visualisiert. Das hilft Ihnen zum Beispiel bei der kurzfristigen Terminplanung und beim effizienten Einsatz Ihrer Mitarbeiter.

Sander & Doll GPS-Ortung

Angenommen, Ihr Kunde ruft an: Hallo, Hilfe, Notfall, Leitungsschaden, bitte so-fort! Auf der Karte erkennen Sie schon im selben Moment, welcher Mitarbeiter sich in der Nähe des Einsatzortes befindet und können in Notfällen schnelle Hilfe schicken. Für künftige Fahrten lassen sich daraus optimale Fahrtrouten ermitteln – das spart Zeit und Kosten. Die Kunden ihrerseits freuen sich über eine genaue Abrechnung und das pünktliche Eintreffen der Mitarbeiter.

Die erfassten GPS-Daten gleicht Avantim mit den Istzeit-Buchungen Ihrer Mitarbeiter ab. Sie werden auf der Routendarstellung als farbige Markierungen eingefügt, zu denen Sie per Mausklick die Detailinformationen der jeweiligen Zeit-Buchung einblenden. Sie können daher mit Avantim nicht nur in Echtzeit die Standorte und Routen Ihrer Fahrzeuge verfolgen, sondern auch auswerten, zu welchem Zeitpunkt sich Ihre Mitarbeiter vor Ort befunden haben und welche Tätigkeit sie dort wie lange durchgeführt haben. Dies macht die Arbeitsabläufe Ihres Betriebes transparenter und ermöglicht Ihnen eine effiziente Kostenkontrolle.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter effizient koordinieren:
  • Fahrzeugstandorte in Echtzeit im Blick

  • Farbige Routendarstellung

  • Überwachung von mobilen Baumaschinen

  • Abgleich und Auswertung von Zeitbuchungen und Standorten

Auswertungen

Als Meister haben Sie nicht nur Handwerker-, sondern auch Chef-Qualitäten. Ein Unternehmen zu führen bedeutet aktives Beobachten; Avantim unterstützt Sie dabei mit einer Fülle von Auswertungen, die Sie baustellenbezogen oder -übergreifend, je Mitarbeiter, teambezogen oder für eine frei definierbare Auswahl (z. B. zusammengehörende Projekte) erstellen.

Sander & Doll Auswertungen

Betriebswirtschaftliche Berechnungen, z. B. die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zeiten, Fahrtzeitenanteilen oder Arbeitspausen, lassen sich ebenso einfach anstellen wie Projektbetrachtungen, gegliedert nach Tätigkeiten. Tagesprotokolle und Wochenberichte bereiten die Lohnbuchhaltung vor. Und integrierte Schnittstellen liefern alle relevanten Daten an Ihre Auftragsbearbeitung zur Nachkalkulation oder parallelen Projektpflege – ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand. Und sogar ganz ohne Schnittstelle, wenn Sie bereits eine Branchenlösung von Sander & Doll im Einsatz haben. Denn diese wird vollautomatisch synchronisiert.

Auswertung:
  • Plan- und Istzeiten-Auswertung

  • Erstellung individueller Listen

  • Auswertung nach Mitarbeitern, Projekten oder Arbeitsleistungen

  • Ausgabe von Löhnen und Zuschlagsarten

  • Übersicht der Fehlzeiten (Urlaubs-/Kranktage)

Geschäftszeiten

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